Complaints & Trouble
Say something is wrong, ask for an exchange or a refund, and stay polite while you do it.
Sample dialogue
昨日（きのう）ここで買（か）ったカメラなんですが、電源（でんげん）が入（はい）らないんです。
It is about the camera I bought here yesterday — it will not turn on.
申し訳（もうしわけ）ございません。すぐに確認（かくにん）いたします。
I am very sorry. I will check it right away.
説明書（せつめいしょ）の通（どお）りにしました。使い方（つかいかた）が悪（わる）かったわけではないと思（おも）います。
I followed the manual. I do not think it is that I used it wrongly.
拝見（はいけん）しました。こちらの不良品（ふりょうひん）でございます。
I have had a look. This is a defective unit on our side.
配送（はいそう）が遅（おく）れたせいで、旅行（りょこう）にも間に合（まにあ）わなかったんですよ。
And because the delivery was late, it did not even make it in time for my trip.
お客様（きゃくさま）に対（たい）して、大変（たいへん）ご迷惑（めいわく）をおかけしました。
We have caused you a great deal of trouble.
こういう場合（ばあい）は、店（みせ）が責任（せきにん）を取（と）るべきだと思（おも）います。
In a case like this I think the shop ought to take responsibility.
おっしゃる通（とお）りです。新（あたら）しい商品（しょうひん）と交換（こうかん）いたしますか、返金（へんきん）いたしますか。
You are quite right. Shall we exchange it for a new one, or refund you?
交換（こうかん）してもらえますか。領収書（りょうしゅうしょ）はこれです。
Could you exchange it? Here is the receipt.
Key vocabulary
Grammar you'll need
私は友達に写真を撮ってもらいました。
I had my friend take a picture of me.
雨のせいで試合が中止になりました。
The match was cancelled because of the rain.
嫌いなわけではありませんが、あまり食べません。
It's not that I dislike it, I just don't eat it much.
約束は守るべきです。
You ought to keep your promises.
お客様に対して丁寧に話してください。
Please speak politely to customers.